Formularios fiscales comunes para pequeños negocios
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Formularios fiscales comunes para pequeños negocios
Los propietarios de pequeños negocios se encuentran con numerosos formularios fiscales a lo largo del año, cada uno con un propósito específico para reportar ingresos, pagar impuestos o proporcionar información al IRS. Comprender cuáles formularios necesita ayuda a garantizar el cumplimiento y reducir la confusión durante la temporada de impuestos.
Esta guía explica los formularios más comunes del IRS para negocios que suelen utilizar los propietarios de pequeñas empresas, qué hace cada formulario y cuándo es requerido.
Formularios de Income Tax según la estructura del negocio
Los formularios que debe presentar dependen principalmente de cómo esté estructurado legalmente su negocio.
El Schedule C (Form 1040) es utilizado por sole proprietors y single-member LLCs. Este formulario reporta los ingresos y gastos del negocio y se adjunta a su declaración personal de impuestos. Calcula la ganancia o pérdida neta, la cual luego se transfiere al Form 1040.
El Form 1065 es la declaración informativa presentada por partnerships y multi-member LLCs que tributan como partnerships. La partnership no paga Income Tax directamente, pero este formulario reporta los ingresos, deducciones y distribuciones de la entidad. Cada socio recibe un Schedule K-1 que muestra su participación.
El Form 1120-S es presentado por las S Corporations. Al igual que las partnerships, las S Corps son entidades de transferencia (pass-through entities). Este formulario reporta los ingresos, deducciones y créditos de la corporación. Los accionistas reciben un Schedule K-1 con su parte correspondiente de los ingresos.
El Form 1120 es la declaración corporativa para las C Corporations. A diferencia de las entidades de transferencia, las C Corps pagan su propio Income Tax. Esta es una declaración independiente de los impuestos personales de los propietarios.
Estos formularios representan la obligación anual de reportar Income Tax y generalmente vencen varios meses después del cierre del año fiscal, aunque la fecha exacta depende del tipo de entidad.
Formularios de self-employment y payroll
Si tiene ingresos por trabajo independiente o empleados, entran en juego formularios adicionales.
El Schedule SE calcula el Self-Employment Tax sobre las ganancias netas provenientes del trabajo por cuenta propia. Este formulario se adjunta a la declaración personal cuando existen ingresos reportados en un Schedule C o ingresos provenientes de una partnership o S Corp sujetos a Self-Employment Tax.
El Form 941 es la declaración trimestral de impuestos de nómina presentada por los empleadores. Reporta los impuestos retenidos de los salarios de los empleados, además de los impuestos de Social Security y Medicare correspondientes tanto a los empleados como al empleador.
El Form 940 reporta el impuesto federal de desempleo (FUTA Tax). Es un formulario anual que presentan los empleadores y es independiente del Form 941.
El Form W-2 debe entregarse a cada empleado a principios del año siguiente al año fiscal correspondiente. Reporta los salarios anuales del empleado y los impuestos retenidos. También deben enviarse copias a la Social Security Administration y a las agencias estatales correspondientes.
El Form W-3 es un formulario de transmisión que acompaña a los W-2 cuando se envían a la Social Security Administration. Resume la información de todos los W-2 emitidos.
Information returns para pagos a terceros
Cuando paga a contratistas, proveedores de servicios u otros destinatarios específicos, puede ser necesario emitir formularios informativos.
El Form 1099-NEC reporta pagos realizados a contratistas independientes y personas que no son empleados por servicios prestados. Si paga a un contratista o freelancer más de cierta cantidad durante el año, debe emitir este formulario y enviar una copia al IRS.
El Form 1099-MISC reporta diversos tipos de pagos, incluidos alquileres, regalías y otras compensaciones que no se reportan en el Form 1099-NEC.
El Form 1099-INT reporta pagos de intereses, generalmente cuando su negocio paga intereses a individuos o ciertas entidades.
El Form 1099-DIV reporta dividendos y distribuciones.
El Form 1096 sirve como formulario de transmisión cuando envía copias impresas de formularios 1099 al IRS. Resume la información de los formularios informativos presentados.
Estos formularios generalmente deben entregarse a los destinatarios a principios del año siguiente al año de pago, y las copias para el IRS vencen poco después.
Formularios para estimated taxes y extensiones
Durante el año y al momento de presentar declaraciones, es posible que necesite formularios relacionados con impuestos estimados y extensiones.
El Form 1040-ES se utiliza para calcular y pagar los Estimated Taxes trimestrales para individuos, incluidos los sole proprietors. El formulario incluye comprobantes de pago para cada trimestre y una hoja de trabajo para estimar la obligación tributaria.
El Form 7004 solicita una extensión automática para presentar declaraciones de impuestos empresariales. Esta extensión amplía el plazo de presentación, pero no el plazo para pagar. Los impuestos estimados deben pagarse antes de la fecha original para evitar multas e intereses.
Las extensiones están disponibles para los Forms 1065, 1120 y 1120-S. El período de extensión varía según el formulario y normalmente proporciona varios meses adicionales para presentar la declaración.
Muchos estados también tienen formularios equivalentes para Estimated Taxes y extensiones.
Formularios relacionados con empleados y beneficios
Si ofrece ciertos beneficios o tiene empleados, podrían requerirse formularios especializados adicionales.
El Form 5500 es obligatorio para la mayoría de los planes de retiro. Es un informe anual que proporciona información sobre la situación financiera, inversiones y operaciones del plan.
El Form 8027 es presentado por negocios de la industria de alimentos y bebidas para reportar ingresos por propinas.
El Form W-4 no se presenta ante el IRS, pero los empleados lo completan para indicar sus preferencias de retención de impuestos. El empleador debe conservarlo y utilizarlo para calcular las retenciones de payroll.
El Form I-9 verifica la elegibilidad de un empleado para trabajar en Estados Unidos. No es un formulario del IRS, sino del Department of Homeland Security, pero es obligatorio para todos los empleados y debe mantenerse archivado.
Formularios especializados para negocios
Algunas situaciones o actividades requieren formularios adicionales.
El Form 8829 calcula la deducción por Home Office. Determina el porcentaje de gastos del hogar que puede deducirse por uso comercial y se adjunta al Schedule C.
El Form 4562 reporta la depreciación y amortización de activos empresariales. Si compra equipos, vehículos u otros activos para su negocio, este formulario calcula la deducción correspondiente.
El Form 8825 reporta ingresos y gastos de bienes raíces para partnerships y S Corporations. Las actividades inmobiliarias reportadas aquí son diferentes de las que se reportan en el Schedule E para individuos.
El Form 2553 se utiliza para elegir el estatus fiscal de una S Corporation. No es una presentación anual; generalmente se presenta una sola vez al elegir ser gravado como S Corp.
El Form 8832 permite elegir cómo será gravada una LLC (como corporation, partnership o disregarded entity). Al igual que el Form 2553, normalmente se presenta una sola vez.
Formularios para industrias o situaciones específicas
Algunos formularios aplican únicamente a determinados tipos de negocios o circunstancias particulares.
El Form 720 reporta impuestos federales especiales (Federal Excise Taxes) sobre bienes y actividades específicas como combustible, transporte aéreo y ciertas actividades de manufactura. Para la mayoría de los contribuyentes se presenta trimestralmente.
El Form 1065-B es presentado por electing large partnerships, una categoría especial con reglas específicas de reporte.
El Schedule K-1 no se presenta por separado. Es generado por partnerships y S Corporations para reportar la participación de cada propietario en ingresos, deducciones y créditos. Los propietarios utilizan esta información para completar sus declaraciones personales.
El Form 8821 autoriza al IRS a divulgar información fiscal a una persona designada, como un contador o profesional de impuestos. Aunque no es un poder legal, permite que alguien reciba y revise su información tributaria.
Fechas límite y requisitos de presentación
Cada formulario tiene plazos distintos, y comprender estos requisitos es parte fundamental del cumplimiento fiscal.
Las declaraciones anuales de Income Tax generalmente vencen varios meses después del cierre del año fiscal, aunque la fecha específica depende del tipo de entidad y de si se solicita una extensión.
Los formularios trimestrales, como el Form 941 para payroll taxes y el Form 1040-ES para Estimated Taxes, siguen calendarios específicos con fechas límite para cada período.
Los formularios informativos como los W-2 y 1099 generalmente deben entregarse a los destinatarios a principios del año y enviarse al IRS poco después.
Los formularios vinculados a eventos específicos, como el Form 2553 para la elección de S Corporation, tienen fechas límite relacionadas con la fecha en que se desea que la elección entre en vigor.
No cumplir con estas fechas puede generar multas e intereses. Por esta razón, muchos propietarios de negocios trabajan con profesionales para asegurarse de presentar todos los formularios requeridos de manera oportuna.
Si no está seguro de cuáles formularios aplican a la estructura o actividades de su negocio, Franco's Service
puede ayudarle a identificar cuáles necesita presentar.
